La Factura Electrónica, todo lo que tienes que saber

¿Qué es una factura electrónica?

Antes que nada, aclarar que una factura electrónica sigue siendo una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Una factura es un justificante de entrega o prestación de servicios o bienes.

Por lo tanto, una factura electrónica, es una factura que se expide y recibe en formato electrónico, siendo una alternativa a la factura tradicional. Con el consentimiento de su destinatario.

Tipos de facturas electrónicas

Dentro de los tipos de facturas podemos distinguir dos tipos principales: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Estos dos tipos son documentos electrónicos preparados para ser compartidos mediante medios electrónicos. La principal diferencia de ambas es su tratamiento, ya que la factura con formato estructurado se envían automáticamente y las de formato no estructurado no tiene esa posibilidad.

• Facturas en formato estructurado.

Estas facturas pueden ser generadas automáticamente por el sistema informático de facturación. Cuentan con la misma facilidad para ser tramitadas de forma automatizada por sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. El formato que se usa en este tipo de facturas son el lenguaje, pueden ser, XML, EDIFAC, entre otras.

• Facturas en formato NO estructurado

Son aquellas que consisten en una imagen. Lo que implica que su procesamiento a la hora de ser introducida en los sistemas informáticos es más compleja, ya que hay que hacerlo manualmente. Estas facturas suelen ser facturas en papel escaneadas. Imposibles de introducir en un sistema informático, aunque estén en formatos aceptables. Por lo tanto, estas facturas serán en formato PDF.

Marco legal

Tanto las facturas electrónicas como las tradicionales, vienen reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. En el cual se regulan las obligaciones de facturación. Establece las normas que deben cumplir obligatoriamente ambos tipos de facturas.

Regulan aspectos como, la obligación de expedir factura. Los tipos de factura. El contenido de la factura. Los requisitos y plazos. Así como los regímenes especiales y conservación de las mismas.

Ventajas de la factura electrónica

• Acorta los ciclos de tramitación, incluido el cobro.
• Reduce los errores humanos.
• Elimina los costes de impresión y envío postal.
• Facilita el acceso más rápido, ágil y fácil.
• Reduce el espacio necesario de almacenamiento.
• Mejora el servicio de atención al cliente.
• Elimina el consumo de papel y su transporte. Creando un efecto positivo sobre el medio ambiente.
• Facilita la lucha contra el fraude.
• Contribuye a la modernización de la economía y el desarrollo de la sociedad de la información.
• Mejora la gestión en la empresa.

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